NHỮNG LƯU Ý KHI THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

1. Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: Cần chuẩn bị gì?

Nhiều công ty nước ngoài muốn “đặt chân” vào Việt Nam trước khi quyết định đầu tư chính thức thường chọn hình thức lập văn phòng đại diện. Đây là cách thăm dò thị trường, xúc tiến thương mại mà chưa cần thành lập pháp nhân mới. Dưới đây là những điều bạn cần nắm trước khi làm hồ sơ.

2. Công ty nước ngoài của bạn có đủ điều kiện không?

Trước khi nộp hồ sơ, hãy tự kiểm tra bốn điều kiện cốt lõi theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:

Công ty đã đăng ký kinh doanh hợp pháp tại nước sở tại (hoặc vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên).
Đã hoạt động thực tế ít nhất 1 năm kể từ ngày thành lập.
Nếu giấy đăng ký kinh doanh có ghi thời hạn hoạt động, thời hạn còn lại tính từ ngày nộp hồ sơ phải tối thiểu 1 năm.
Ngành nghề dự kiến hoạt động của văn phòng đại diện phù hợp với cam kết WTO/FTA mà Việt Nam đã ký.

Nếu công ty bạn không thuộc quốc gia có điều ước với Việt Nam, hoặc ngành nghề chưa nằm trong cam kết, hồ sơ sẽ phải xin thêm ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trước khi được cấp phép – quá trình này sẽ kéo dài hơn, nên cần lường trước về thời gian.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

Về cơ bản, một bộ hồ sơ đầy đủ gồm:

Đơn đề nghị cấp phép;
Bản sao giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ;
Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Tài liệu tài chính gần nhất (báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc xác nhận nghĩa vụ thuế);
Bản sao giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng;
Tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở (hợp đồng thuê, biên bản ghi nhớ…).

Lưu ý: Trong thực tế, hồ sơ chỉ được yêu cầu bổ sung tối đa một lần trong suốt quá trình xử lý, nên cần chuẩn bị kỹ ngay từ đầu để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần.

4. Nộp ở đâu, mất bao lâu?

Cơ quan tiếp nhận là Sở Công Thương nơi dự kiến đặt trụ sở, hoặc Ban quản lý khu công nghiệp/khu chế xuất/khu kinh tế/khu công nghệ cao nếu văn phòng đặt trong các khu này.

Thời gian xử lý thông thường:

3 ngày làm việc để kiểm tra và yêu cầu bổ sung (nếu có);
7 ngày làm việc để cấp hoặc từ chối cấp phép kể từ khi hồ sơ hợp lệ.

Với trường hợp cần xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, thời gian có thể kéo dài thêm khoảng 10 ngày làm việc (5 ngày để Bộ trả lời, 5 ngày để cơ quan cấp phép ra quyết định).

5. Sau khi có giấy phép, văn phòng đại diện được làm gì?

Theo Điều 17 Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện được:

Thuê trụ sở, mua sắm phương tiện phục vụ hoạt động;
Tuyển dụng lao động Việt Nam và nước ngoài để làm việc tại văn phòng;
Mở tài khoản ngoại tệ hoặc tài khoản VNĐ gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động ở Việt Nam;
Có con dấu riêng mang tên văn phòng.

Vì được quyền tuyển dụng lao động, văn phòng đại diện hoàn toàn có thể ký hợp đồng lao động với người lao động.

LƯU Ý:

Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh sinh lợi – mọi hoạt động phải nằm trong phạm vi tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại đã ghi trong giấy phép.

Kết luận

Thành lập văn phòng đại diện là bước khởi đầu phổ biến và ít rủi ro cho công ty nước ngoài muốn tìm hiểu thị trường Việt Nam trước khi đầu tư chính thức. Điều kiện, hồ sơ và trình tự không quá phức tạp nếu chuẩn bị đúng ngay từ đầu, nhưng vì có yếu tố nước ngoài (hợp pháp hóa lãnh sự, đối chiếu cam kết ngành nghề…), sai sót nhỏ cũng dễ khiến hồ sơ bị kéo dài. Trong mọi trường hợp, cần có luật sư tư vấn đồng hành sẽ giúp bạn chọn đúng mô hình và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý thủ tục.

Dịch vụ luật sư doanh nghiệp tại Đà Nẵng của Công ty Luật TNHH Mặt Trời Phương Đông, Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đăng ký thành lập doanh nghiệp và tư vấn pháp chế doanh nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến cho Quý khách hàng sự hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả và tối ưu về chi phí. Đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp qua các dịch vụ: Tư vấn luật doanh nghiệp trực tiếp, qua email, qua điện thoại; tư vấn giải quyết tranh chấp doanh nghiệp; tư vấn quản trị nội bộ theo yêu cầu; và cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp.

———————————————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời: